Лекція на тему icon

Лекція на тему


Схожі
Лекція на тему: «фізіологія слухової, вестибулярної та зорової аналізаторних систем»...
Лекція 1 Фінансова діяльність держави...
Лекція на тему...
Лекція на тему: «закони подразнення збудливих тканин. Дія постійного струму на тканини»...
Лекція на тему: «Німецька класична філософія (ХVІІІ хіх ст.)»...
Лекція. 401
Лекція Фінансове право...
Лекція ст викл. Поєдінцева І. В...
Лекція з біології для учнів 9 класу на тему: Зв'язок організму людини із зовнішнім середовищем...
Лекція 7
Конспект лекцій...
Лекція №8 слідчі дії...



страницы:   1   2   3   4   5

Лекція на тему:

Отримання, обробка, облік, зберігання і поводження з секретними документами. Класифікація і систематизація секретних документів.




Питання лекції


Вступ


1. вимоги до організації роботи із секретними документами:

  • класифікація та реєстрація секретних документів;

  • обладнання приміщень для зберігання матеріальних носіїв секретної інформації;

  • приймання та оброблення секретної кореспонденції;

  • передавання секретної кореспонденції на розгляд керівництву та виконавцям;

  • друкування секретних документів;

- оформлення та відправлення секретних документів;

  • попередній та інвентарний облік секретних документів;

  • складання, зберігання та видавання номенклатури справ;

- порядок забезпечення режиму секретності під час розмноження секретних документів


Заключення


Час: 11 год.
^

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ:


  1. Закон України “Про інформацію”: Закон України від 02.10.92 № 2657-ХII // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 29. – Ст. 194.

  2. Закон України “Про державну таємницю”: Закон України від 21.09.99 № 1079-XIV // Відомості Верховної Ради України. – 1999. – № 49. – Ст. 428.

  3. Постанова Кабінету Міністрів України від 02.10.03 № 1561-12"Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях."

  4. Постанова Кабінета Міністрів України від 27.11.98 № 1893 "Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави".

  5. Постанова Кабінета Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 "Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду".

  6. Постанова Кабінета Міністрів України17.10.97, № 1153" Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. "

  7. ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення. – Чинний від 1998-01-01.

  8. ГолованьС.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну

інформацію з грифом “для службового користування”. Навчально-методичний посібник. – К.:

НАУ, 2003. – 176 с.

  1. ГолованьС.М. Ведення документів з грифом секретності. Навчально-методичний посібник. – К..: НАУ, 2003. – 92 с.

  2. Давиденко А.М., Головань С.М., Щербина В.П. Модель діловодних процесів обробки інформації з обмеженим доступом // Збірник наукових праць ІПМЕ НАН України. – Вип. 20. – К.: 2003. – С. 146-151.


Вступ


Відповідно до Закону "Про інформацію" вона поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом. Інформація з обмеженим доступом за своїм правовим режимом поділяється на кофіденційну і таємну (ст. 30 ).

Конфіденційна інформація - це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних та юридичних осіб і поширюються за іх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Таке визначення закріплене Законом України "Про інформацію", але має недоліки.

По-перше, у перелік суб"єктів права власності конфіденційной інформації не включено державу, яка також володіє відомостями конфіденційного характеру

По-друге, визначення слід після слова "відомості" доповнити конструкцією," що не становлять передбаченої законом таємниці. " Це пов"язано із встановленим законодавством поділом інформації з обмеженим доступом на таємну та конфіденційну.

Таємна інформація - це інформація, що містить відомості, які становлять державну та іншу передбачену законом таємницю( банківську, комерційну, службову, професійну, адвокатську тощо), розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі).

Відносини у сфері охорони державної таємниці регулюються Конституцією України, Законом України від 02 жовтня 1992 року № 2657- ХІІ " Про інформацію," Законом України від 21 вересня 1999 р. № 1079-ХIV "Про державну таємницю ", міжнародними договорами, згода на обов"язковість надана Верховною Радою України та іншими нормативно-правовими актами. Закон України "Про державну таємницю " регулює суспільні відносини, пов"язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

Державна таємниця - вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані такою( державною таємницею) у порядку втановленому Законом України "Про державну таємницю" і підлягають охороні державою.

Дія Закону поширюється на органи законодавчої, виконавчої та судової влади, органт прокуратури України, інші органи державної влади, Верховну Раду Автономної Республіки Крим, Раду міністрів Автономної Республіки Крим,органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, та організації всіх форм власності, об"єднання громадян, що проводять діяльність, пов"язану з державною таємницею, громадян України, іноземців та осіб без громадянства, яким у встановленому порядку надано доступ до державної таємниці.

Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішної та зовнішної політики визначає Верховна Рада України.

Єдині вимоги до виготовлення, обліку, користування, зберігання, схоронності, передачі та транспортування матеріальних носіїв секретної інформації встановлюються Кабінетом Міністрів України.

Секретне діловодство в установах організується та ведеться режимно-секретним органом.

( Нагадати що таке РСО ст.21 " В органах державної влади, органах місцевого самоврядування, в установах, що провадять діяльність, пов"язану з державною таємницею, з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності режиму секретності, постійного контролю за їх додержанням створюються на правах окремих структурних підрозділів режимно-секретни органи. Створення, реорганізація чи ліквідація РСО здійснюється за погодженняміз Службою безпеки України). Обліку підлягають усі рукописні, машинописні, підготовлені з використанням засобів обчислювальної техніки секретні документи, робочі зошити для ведення записів, що містять секретну інформацію, машінні та інші матеріальні носії секретної інформації, робочі папки.

Облік секретних документів ведеться у журнальній або у картковій формах. Секретні документи справи, а також інші матеріальні носії секретної інформації видаються виконавцям безпосередньо режимно-секретним органом за підписом в картці обліку видачі документа (справи) ( показати картку ) і підлягають поверненню того самого дня.

Реєстраційний номер секретним документам за кожним видом обліку надається один раз.

Під реєстрацією секретних документів, інших матеріальних носіїв секретної інформації розуміється надання ім реєстраційних номерів шляхом нанесення на них умовного позначення з подальшим записом відомостей про ці документи або іншіматеріальні носії секретної інформації у журналах чи картках обліку за відповідною формою.

У журанлах обліку секретних документів зазначаються данні про обіг секретних документів та додатків до них з часу їх отримання або складання до заверщення виконання і долучення до справи, відправлення адресатові, передачі до секретного архівного підрозділу, знищення або перереєстрації. Записи в журналах обліку секретних документів не повинні, як правило, містити секретної інформації.

У разі наявності в записах інформації з обмеженим доступом журналу обліку надається відповідний гриф обмеження доступу. Гриф обмеження доступу - реквізит матеріального носія інформації з обмеженим доступом, який вказує на обмеження доступу до зазначеної інформації, а також відповідає категорії та виду інформації, яку зафіксовано на конкретному матеріальному носієві.

Реєстрація (облік) документів, що мають гриф секретності, поділяється на такі види:

  • попередній облік;

  • облік підготовлених (вихідних) секретних документів;

  • облік пакетів;

  • облік вхідних секретних документівдокументів;

  • облік секретних документів виділоного зберігання ( інвентарний облік ).

Реєстрація (облік) підготовлених вихідних документів охоплює всі друковані (в тому числі виготовлені за допомогою автоматизованої системи) та рукописні документи, які пройшли реєстрацію за журналами (картками) попереднього обліку.

Реєстрація (облік) пакетів з грифом секретності охоплює всі одержані установою та зареєстровані у пакетно-контрольному журналі пакети та документи.

Реєстрація (облік) вхідних документів з грифом секретності охоплює одержані установою документи, які пройшли журнальний (картковий, автоматизований) облік вхідних документів.

Реєстрація (облік) документів інвентарного обліку охоплює всі документи, які не підлягають підшиванню до справ, переведені з інших видів обліку або такі, яким надано номер за журналом інвентарного обліку технічних документів, журналом обліку секретних видань, журналом інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів в момент їх створення (заведення) або надходження (після реєстрації в пакетно-контрольному журналі). До таких документів належать

креслярсько-графічні та текстові документи, які через виробничі умови, режимні обмеження щодо доступу чи зовнішні особливості (вид носія, формат тощо) неможливо або недоцільно підшивати до справ.

Гриф секретності форм облікової документації (журналів, карток) визначають залежно від відомостей, які в них містяться. На картках обліку гриф секретності не проставляють.

Гриф секретності- реквізит матеріального носія секретної інформації, що засвідчує ступень секретності данної інформації.

Ступень секретності ( "особливої важливості", "цілком таємно", "таємно") - категорія, яка характерізує важливість секретної інформації, ступень обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою.

Документи зі ступенем секретності “цілком таємно” і “таємно” реєструються разом. Для документів зі ступенем секретності “особливої важливості” заводяться окремі форми реєстрації з такими самими реквізитами. У формах обліку документів після реєстраційного номера проставляють відповідно літери "ОВ", "ЦТ" та "Т".

Форми реєстрації (обліку) документів, які ведуть протягом календарного року і по закінченні його роблять підсумковий запис про кількість взятих на облік документів:

  • пакетно-контрольний журнал;

  • журнал (картка) обліку підготовлених документів;

  • журнал (картка) обліку вхідних документів з грифом секретності;

  • журнал обліку документів, надрукованих у друкувальному підрозділі;

  • журнал обліку вхідних, надрукованих вихідних і інвентарних документів;

  • журнал обліку розпорядчих документів;

  • журнал обліку видачі працівникам довідок про допуск;

  • журнал обліку осіб, які прибули у відрядження.



В установах з незначною кількістю вхідних, підготовлених та вихідних документів (до 100 од. на рік разом) їх реєстрацію дозволяється вести в одному журналі обліку вхідних, надрукованих, вихідних і інвентарних документів.

Якщо обсяг документів, які обліковуються за зазначеними вище формами обліку, незначний – журнали дозволяється вести як перехідні декілька років. У цьому випадку реєстрація документів щорічно починається з першого номера.

Невиконані у поточному році документи після проведення річної перевірки і закриття відповідних справ підлягають переведенню на облік документів наступного року з позначкою про це в облікових формах поточного року, засвідченою підписами працівників режимно-секретного органу. Журнал інвентарного обліку письмових зброшурованих матеріалів, журнал обліку журналів, картотек і закінчених справ та журнал облік робочих і стенографічних зошитів; спецзошитів (блокнотів), окремих аркушів паперу, бланків (форм) ведуться безперервно упродовж усього часу існування конкретного РСО або виду обліку. Номери документів кожного наступного року є продовженням номерів попередніх років.

У журналах і картках обліку подають дані про обіг документів від часу їх одержання або підготовки до завершення виконання і підшивки до справи, відправлення адресатам, передання на архівне зберігання або знищення.

Для забезпечення контролю, швидкого пошуку та виконання документів можна вести картки, в тому числі в автоматизованому режимі із застосуванням автоматизованої системи.

У формах реєстрації (обліку) документів з грифом секретності заборонено робити підчищення та виправлення із застосуванням засобів типу коректуючої рідини. Кожне виправлення, внесене працівником режимно-секретного органа засвідчується його підписом із зазначенням дати та скріплюється печаткою режимно-секретного органу.

Всі журнали та картотеки обліку документів і виробів беруть на облік за журналом обліку журналів, картотек і завершених справ ( показати журнал ). Журнали реєструють в момент їх заведення за окремими номерами.

У журналах обліку документів з грифом секретності перед їх заведенням аркуші повинні бути пронумеровані, прошиті нитками та опечатані шляхом наклеювання на кінці ниток паперових наклейок з чітким відбитком печатки режимно-секретного органу. Паперові наклейки повинні бути виготовлені із тонкого паперу, якій не розшаровується, розміром 3-4 міліметри більш ніж діаметр відбитку печатки. На поверхню наклейки накладається тонкий шар прозорого клею, який повинен виходити за її края. На зворотіі останнього аркуша журналу робиться запис про кількість пронумерованих і прошитих аркушів, якій засвітчується підписом начальника режимно-секретного органу або його заступника.

Всі журнали обліку ведуться протягом календарного року. Після закінчення року в журналах роблять підсумкові записи про кількість взятих на облік секретних документів (пакетів) та використаних у журналі аркушів. Якщо у журналах реєструється незначна кількість (до 100 на рік ) секретних документів (пакетів із секретними документами), їх дозволяється вести кілька років. У такому разі облікова нумерація щорічно починається з першого номера.

Для забезпечення контролю за виконанням секретних документів, проведення довідкової роботи може вестись контрольно-обліковий журнал.

Журнал обліку журналів, карток і завершених виробництвом справ включається до номенклатури справ.

За допомогою документів можливо проаналізувати і проконтролювати процес діяльності РСО, особливо там, де ведеться автоматизований процес створення і обробки документів з грифом секретності (на якому у комп"ютері це можливо?). В теперішній час передбачається всебічне сприяння раціоналізації та автоматизації діловодних процесів, запровадження необхідних заходів до оснащення РСО сучасним обладнанням (автоматизованими системами) та автоматизованими робочими місцями.

Впровадження автоматизованої системи, яка призначена для обробки секретної інформації, складається з окремих етапів, до яких входить: ( на підставі якого нормативно-правового документу це робbтисья ? ДСТУ 3396.2-97 4 -етапа)

  • розробка переліку завдань, які повинні вирішуватися в автоматизованій системі;

  • узгодження переліку завдань з підрозділом, відповідальним за захист секретної інформації;

  • визначення доцільності впровадження автоматизованої системи;

  • проведення фахівцями попереднього обстеження об’єкта та наявних технічних засобів з розробкою першочергових заходів щодо забезпечення вимог технічного захисту інформації і у разі необхідності переліку додаткових технічних засобів;

  • визначення можливості придбання необхідних технічних засобів і програм та використання комплексу робіт з технічного захисту інформації, а також підготовки або залучення фахівців з обслуговування, супроводження і ремонту цих засобів;

  • придбання необхідних технічних засобів і програм, виконання робіт з технічного захисту інформації, підготовки фахівців, розробка і затвердження документації та інструкцій;

  • затвердження акта приймання робіт з технічного захисту інформації;

  • атестація автоматизованої системи підрозділом технічного захисту інформації;

  • одержання атестату відповідності;

  • видання наказу керівника установи щодо експлуатації автоматизованої системи.



Вибір конкретних заходів, методів і засобів захисту секретної інформації визначається залежно від вищого ступеня секретності інформації, що обробляється, розміщення автоматизованої системи, технології обробки секретної інформації та результатів спеціальної перевірки. У разі потреби для підвищення ступеня захищеності інформації застосовуються засоби спеціального перетворення інформації – програмні, апаратні і програмно-апаратні криптографічні засоби або шифрувальна техніка.

Для кожного завдання, що вирішується, необхідно визначити гриф секретності усіх складових частин (вхідних даних носіїв інформації, вихідної інформації, програм) і гриф завдання в цілому.

Захист секретної інформації в автоматизованій системі забезпечується шляхом:

  • виконання атестації засобів обчислювальної техніки, програмного забезпечення, засобів зв’язку і автоматизованої системи в цілому;

  • дотримання норм, вимог та правил організаційного і технічного характеру;

  • здійснення контролю.

Рекомендований алгоритм обстеження містить такі процедури:

  • аналіз потоків секретної інформації у технічних засобах;

  • визначення складу основних і допоміжних технічних засобів та систем на об’єкті;

  • визначення складу кабельних ліній, що виходять за межі контрольованої території і мають паралельний пробіг з кабелями автоматизованої системи;

  • виявлення комунікацій, що проходять через територію об`єкта і мають вихід за межі контрольованої території;

  • інструментальне вимірювання інформативних побічних електромагнітних випромінювань та наводок;

  • оцінка відповідності рівнів сигналів і параметрів полів, які є носіями інформації з обмеженим доступом, норм ефективності захисту.

Обробка секретної інформації в автоматизованій системі дозволяється тільки після завершення робіт по створенню комплексної системи захисту інформації, проведення випробувань та оцінки рівня захищеності інформації на відповідність щодо вимог до нормативних документів системи технічного захисту інформації, за результатами якої надається атестат відповідності. Атестат засвідчує наявність в автоматизованій системі необхідних умов для обробки інформації відповідно до грифа секретності та достатність вжитих заходів. Дозвіл на експлуатацію автоматизованої системи надається наказом керівника установи на підставі атестата відповідності.


^ 1.1 ПРИЙМАННЯ ТА ОБЛІК ВХІДНОЇ СЕКРЕТНОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ


Секретна кориспонденція, що надходить до установи у робочий час приймається тільки працівником режимно-секретного органу і реєструється в пакетно-контрольному журналі ( показати взірець журналу). Отримавши пакети (конверти) з грифом секретності від кур’єра працівник режимно-секретного органу повинен перевірити правильність адресування, цілісність пакету, правильність і цілісність прошивки, відповідність відбитку печатки найменуванню відправника і облікові номери на пакеті (конверті) в реєстрі або розносній книзі, наявність грифа секретності, завіреного особою, яка конвертувала пакет і печатки, наявність номерів документів, зробити підпис про отримання пакета (конверта) та скріпити його печаткою режимно-секретного органу. Записати в пакетно-контрольному журналі кількість отриманих пакетів (конвертів), дату і обов’язково підпис особи, що доставила пакет (конверт).



з/п

Кількість пакетів

Підпис

кур"єра



Порядковий номер пакета

Номери документів,

що зазначені

на пакеті

Звідки надійшов документ

Кількісь арк. у документі

^ Вхідний реєстраційний номер документа

Інвентарний номер документа

Підпис працівника РСО, про отримання документа,дата

Дата повернення документа

^ Дата перевірки наявності документа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12


1.

1

(один)

пак.

Кім О.

1


020


в/ч

2341


5

04.01.07






Дрягіна А.




01.04.07



При виявленні пошкодження пакета (конверта), розходжень або невідповідності відбитка печатки, назви відправника, пакет приймається із одночасним складанням акта в двох примірниках, який підписується особою, яка доставила пакет, та співробітником, який приймає його. Про це у реєстрі (розносній книзі або у розписці) робиться відповідна позначка. Один примірник акта пересилається до органу зв’язку, що доставив пакет, або відправнику документів для вживання заходів. У разі пошкодження пакета, що дає змогу ознайомитися із змістом вкладеного до нього документа, негайно повідомити керівника установи та орган Служби безпеки України. Пакет разом з документом зберігається недоторканим до прийняття ними рішення, про що у реєстрі (розносній книзі або у розписці) робиться відповідна позначка.


^ Найменування установи

АКТ №

" "__________ 2007

м. Львів




Про пошкодження упаковки


Ми, що підписалися, начальник режимно-секретного органу Сивко М.П. та кур’єр Сумського відділення спецзв’язку Сидоренко С. В., склали цей акт про те, що пакет № 251 (вих. № 0129) з військової частини 0100 доставлений до РСО механічного заводу в пошкодженій упаковці – розірвана одна із сторін пакета. Вміст пакета не переглядається.

^ Акт складений у двох примірниках:

прим. № 1 з додатком лицьової сторони пакета – Львівському відділенню спецзв’язку,

прим. № 2 – до справи РСО механічного заводу.


Начальник режимно-секретного органу

механічного заводу Підпис М. Сивко


Кур’єр Львівського відділення спецзв`язку Підпис С. Сидоренко


Записати ручкою у пакетно-контрольному журналі за відповідним порядковим номером відомості про отримані документи, перерахувати номери, що вказані на пакетах (конвертах), звідки поступив документ, номер реєстру (в розносній книзі чи у розписці) і дату. Пакети (конверти), передані до режимно-секретного органу за журналом обліку пакетів, обов’язково реєструють в пакетно-контрольному журналі. Переглянути та відсортувати пакети (конверти) на предмет їх розпечатування (“особисто”, “терміново”), розмірів та інші. Відкрити пакети (конверти) шляхом розрізання з трьох боків, вилучити металеві скоби (розрізати шпагат, яким прошито пакет (конверт), дістати вміст пакета (конверта); звірити номер вкладеного документа з номером, що вказаний на пакеті (конверті), адресу, гриф секретності, номер примірника документа і кількість аркушів (якщо вказані на пакеті), повноту вилучення кореспонденції з пакета (конверта).

У документах звірити: гриф секретності, індекси документа та кількість аркушів з перерахунком, кількість примірників. При наявності додатку перевірити: найменування, кількість аркушів з перерахунком, відповідність індексів, гриф секретності.

Зробити відмітку про звірку у правому нижньому куті документа (олівцем).

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

  • додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

  • додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

  • додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супроводжувальним листом.



У разі наявності у пакеті (конверті) кількох документів, кожний з них реєструється за окремим номером.

У разі виявлення відсутності вкладних документів у пакеті (конверті) чи невідповідності облікових номерів, складається акт у двох примірниках за підписом начальника та співробітника режимно-секретного органа, в якому вказуються виявлені розходження. Перший примірник акта разом з лицьовою стороною пакета, в якому знаходилися отримані документи, направляється до режимно-секретного органу відправника, а другий – підшивається до справи. Про складання акта на документі робиться відповідна позначка. З отриманням акта режимно-секретний орган відправника вживає заходи до усунення відмічених у акті розходжень з наступним письмовим повідомленням про це адресата.


^ Найменування установи

АКТ №

" "_________2007

________________________

(місце складання)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади

керівника установи

(Підпис) Петрів Л. П.

Дата


Про відсутність (невідповідність)

вкладень у пакеті (конверті)


Цей акт складений на підставі Положення начальником режимно-секретного органу Кравець Т.В у присутності фахівця з організації захисту секретної інформації Мокрого С.П про те, що цього числа при розкритті пакета (конверта) з документами № 35 надісланого “25” січня 2007 р. із установи ______ відсутній документ за № 2 (невідповідність облікових номерів). Ознак відкриття пакета (конверта) при доставці не виявлено.

^ Акт складений в двох примірниках:

прим. № 1 з додатком лицьової сторони пакета – відправнику,

прим. № 2 – до справи РСО.


Начальник РСО (Підпис) Кравець Т. В.

Фахівець з режиму (Підпис) Мокрий С. П.


Невірно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертають відправнику або пересилають адресатові у нових пакетах (упаковках) за їх реєстраційними номерами та з додатком лицьової сторони пакета відправника, а в пакетно-контрольному журналі ставиться номер реєстру і дата відправлення.

Після реєстрації у пакетно-контрольному журналі пакети з позначкою “Особисто” реєструються в журналі обліку вхідних документів або картці. Якщо в пакеті з позначкою “Особисто” знаходяться декілька номерів документів, то кожний документ обліковується у журналі обліку вхідних документів або в картці за окремими номерами. Реєстраційні номери вхідного обліку проставляються на пакеті. Пакети (конверти) з позначкою “Особисто” розкриваються особисто адресатом або особою, яка письмово уповноважена ним (див. зразок оформлення доручення). Запис даних про документ робиться зі слів особи, яка розкрила пакет (конверт), або з документа, якщо він повертається для виконання до режимно-секретного органу. У журналі обліку вхідних документів або картці обліку вхідних документів робиться запис: Пакет з позначкою “Особисто”.

Після розкриття пакетів (конвертів) документи негайно реєструють у журналі обліку вхідних документів ( показати взірець ). Реєстраційний номер вхідного документа обов’язково вказується у пакетно-контрольному журналі.


^ Вхідний реєстраційний номер

Гриф секретності



Дата, номер отриманого документа

Звідки надійшов

^ Вид документа, стислий зміст



Кількість примірників

Номери примірників

К-ть аркушів

^ Підпис

про

отримання документа,

дата

Підпис працівника

РСО

про

повернення документа,

дата

Номери справи, тому, аркушів або інвентар. номер. Дата, номер акта про знищення

Дата перевірки

наявності документа

примітка

Основного документа

У примірнику

^ Основного документа

додатку

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15



т

06.01.07

Львівська обласна адміністр.

Місячний звіт

2

1

1

4


Харко О.

06.01.07

Дугін В.С.

06.01.07







20.012008





Реєстраційний (обліковий) номер документам надається в одному й тому ж режимно-секретному органу за кожним видом обліку одноразово. Супроводжувальні листи та додатки до вихідних документів реєструються (обліковуються) за різними номерами, вхідні документи і додатки до них – за одним номером.

Метою реєстрації (обліку) є: забезпечення збереження та запобігання втрати документів, перевірка наявності, контроль виконання документів, наведення необхідних довідок про документи без використання самих документів, а також – максимальне обмеження кола осіб, допущених до роботи з документами, забезпечення обліку їх проінформованості.

Автоматизована реєстрація документів проводиться в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, що забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; гриф секретності; автор (кореспондент); дата та індекс відправленого документа (дата та індекс надходження – для вхідних документів) та номери примірників; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

Кожний документ реєструють у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Отримані розпорядчі документи з грифом секретності (укази, постанови, накази, розпорядження) з вищестоящої установи реєструють в журналі обліку вхідних документів, або у журналі обліку розпорядчих документів. Облік розпорядчих документів, які видають по установі, здійснюють за журналом обліку розпорядчих документів, їх нумерація повинна кожний рік починатися з першого номера ( показати журнал ). Облік спільних розпорядчих документів здійснюють в кожній установі за журналом обліку розпорядчих документів і записують через косу риску.

Під час реєстрації на першому аркуші вхідного секретного документа у правому нижньому куту ставиться штамп, в якому вказується найменування установи, обліковий (вхідний) номер, дата реєстрації, кількість аркушів основного документа та додатків до нього (аркуші додатків без грифа секретності вказуються окремо). На першому аркуші додатку ставиться штамп “До вх. № __”, де вказується рік реєстрації, назва установи. На зброшурованих додатках (книги, звіти, зошити тощо) вхідні номери проставляються на титульному аркуші

( на дошці написати взірець )




Вхідний № 23 т

23. січня 2007 року




^ Додаток до вхідного № 23т

23 січня 2007 р.

основ. документа

додатку

4 аркуша

2 арк.

4 арк.

Управління з питань надзвичайних ситуацій

^ Управління з питань надзвичайних ситуацій




Після цього у пакетно-контрольному журналі проставляються вхідні номери документів, що надійшли.

На документах, які були надіслані у тимчасове користування, реєстраційний штамп з вхідним номером проставляється на звороті останнього аркуша документа.

Видання, що надійшли без супроводжувального листа, зброшуровані документи, облікові картки громадян, яким надано допуск до державної таємниці, та деякі інші документи враховуються у пакетно-контрольному журналі. Сюди вносяться інвентарні та інші облікові номери, надані документам під час їх реєстрації у відповідних журналах режимно-секретного органу.

Якщо додатки неможливо або недоцільно підшивати у справу (брошури, інформаційні книги, документи великого формату тощо), вони беруться на інвентарний облік ( показати журнал ) з відміткою про це на супроводжувальних листах та у журналі (картці) обліку вхідних документів, а супроводжувальні листи підшиваються до справи.

Додатки, без грифа секретності, до документів з грифом секретності, якщо вони не підлягають спільному зберіганню, передаються до канцелярії під розписку у журналі чи картці обліку вхідних документів з відміткою на супроводжувальному листі.

Всі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов`язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється керівником режимно-секретного органу або іншою уповноваженою для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або безпосередньо виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення установи вищого рівня розглядаються негайно. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ.

Про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” (проставляється штамп “К”).

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

  • постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;

  • перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

  • попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

  • облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;

  • інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;

  • повідомлення про хід і підсумки виконання документів;

  • зняття документів з контролю;

  • формування картотеки виконаних документів.

Прийняти виконаний документ (документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті), перевірити позначки на документі про його виконання (підпис виконавця, дата), перевірити правильність направлення документа до справи, перевірити обліковий номер на документі, перерахувати аркуші, списати документ у внутрішньому опису документів, які знаходяться у виконавця, коригування позначки про місцезнаходження документа.

Про виконання документа і направлення його до справи виконавець пише на нижньому лівому полі першого аркуша документа слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, коротку довідку про виконання, якщо немає документа про виконання, посаду, підпис, ініціали та прізвище виконавця, дату направлення документа до справи.

Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено. ( написати на дошці)

Про перенесення даних на машинний носій – у нижньому правому полі першого аркуша документа пишуть слова “Перенесено на машинний носій”, дату перенесення, номер масиву, підпис особи відповідальної за перенесення даних.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі помітка про зняття з контролю.

Пакети, які призначені для передачі в інші підрозділи, що мають свої режимно-секретні органи, як правило, не розкриваються, а передаються за призначенням по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або по реєстру .

У разі передачі документів на ознайомлення або для тимчасової роботи до інших підрозділів, де є режимно-секретний орган або його філії, перерахувати кількість аркушів та проставити підпис за отримання у пакетно-контрольному журналі (реєстрі, розносній книзі), звірити додатки з супроводжувальним листом (гриф секретності, номери примірників, кількість аркушів з перерахунком), не розкриті пакети (конверти), як правило, передаються по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або за реєстром. Порядок відправки документів з грифом секретності між РСО та його філіями визначає інструкція яка розробляється з дотриманням нормативних документів.

Наприклад:

^ ПРИБЛИЗНА ІНСТРУКЦІЯ

про порядок відправки документів з грифом секретності

між РСО та його філіями

        1. ЗАГАЛЬНЕ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Документи з грифом секретності на ознайомлення або для тимчасової роботи дозволяється пересилати у філію (інший) РСО з дотриманням вимог Інструкції. Така категорія документів відноситься до документів тимчасового користування.

^ Ці документи на постійну реєстрацію (облік) в філіях РСО не беруться, а при відсутності потреби в них повертаються відправнику.

1.2. На тимчасове користування дозволяється пересилати документи з грифом секретності інвентарного та попереднього обліку. Відправка документів тимчасового користування здійснюється шляхом особистої доставки або отриманням працівниками філії РСО.

^ Документи з грифом секретності пересилаються разом з карткою обліку видачі документа (справи).

1.3. Під час обліку та обробки документів тимчасового користування використовуються:

розносні книги для документів тимчасового користування;

журнали обліку документів тимчасового користування;

  • сигнальні картки.

1.4. Документи тимчасового користування до річної перевірки наявності документів з грифом секретності повинні бути повернуті до режимно-секретного органу, де вони знаходяться на постійному обліку. ( показати взірець реєстра )

^ РЕЄСТР № 3

На відправлення, здані в : РСО Залізничного району м. Львова

Від правник : ГУДК у Львівській області

Договір № 119 Ліцензія № ЛВ-2-2006-173 Дійсна до 12. 12. 2009

" 20 " січня 2008 р.

З а п о в н ю є в і д п р а в н и к


З а п о в н ю є п р а ц і в н и к ПСЗ



з/п

Куди адресоване

відправлення

(пункт призначення,

район, область)

Кому

(докладне найменування адресата)

№№

зазначені на відправленнях

Важливість

^ Вага

відправлення

Сума плати

за пересилання

прийняття

відправлень

1

2

3

4

5

6

7

8


1

750005

м. Львів

вул. Гонти,1




м. Львів,

вул.Гонти, 1

РСО





т










Разом _____1 (один)__пакет___________________________________________________________

( прописом )

^ Місце

Печатки Підпис відправника В. Дугін

По данному реєстру прийнято 1 (один ) пакет

( прописом )

одержано_____ грн.___коп. квітанція № __

( прописом )

"20 " січня 2008 р. год. 11 хв. 30 Підпис працівника ПСЗ В.Захарко




^ Місце

штампа


У разі передачі документів на ознайомлення або для тимчасової роботи до інших підрозділів, де є режимно-секретний орган або його філії, перерахувати кількість аркушів та проставити підпис за отримання у пакетно-контрольному журналі (реєстрі, розносній книзі), звірити додатки з супроводжувальним листом (гриф секретності, номери примірників, кількість аркушів з перерахунком), не розкриті пакети (конверти), як правило, передаються по пакетно-контрольному журналу, розносній книзі або за реєстром. Порядок відправки документів з грифом секретності між РСО та його філіями визначає інструкція яка розробляється з дотриманням нормативних документів.




залишити коментар
Сторінка1/5
Дата конвертації24.10.2013
Розмір1.66 Mb.
ТипЛекція, Освітні матеріали
Додати документ в свій блог або на сайт

страницы:   1   2   3   4   5
Ваша оцінка цього документа буде першою.
Ваша оцінка:
Додайте кнопку на своєму сайті:
uadocs.exdat.com

База даних захищена авторським правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
звернутися до адміністрації
Реферати
Автореферати
Методички
Документи
Поняття

опублікувати
Документи

Рейтинг@Mail.ru
наверх