Додаток №26 Інструкція з діловодства в нтуу \"кпі\" icon

Додаток №26 Інструкція з діловодства в нтуу "кпі"


Схожі
Інструкція з діловодства у позашкільних навчальних закладах системи Міністерства освіти І науки...
1. Вимоги до організації кадрового діловодства. Структура документації кадрів...
Положення про Електронні Інформаційні Ресурси Єдиного Інформаційного Середовища нтуу «кпі»...
20 р. Посадова інструкція...
Реферат з діловодства...
Порядок денний...
Додаток до диплома кандидата наук вища атестаційна комісія України повторно повідомляє...
Інструкція щодо заповнення форми державно го статистичного спостереження...
Б. М. Жебровський Українська література...
Диплом серія
Диплом серія
Навчально-методичний посібник частина 2...



страницы:   1   2   3   4   5   6   7
Додаток № 26


Інструкція з діловодства в НТУУ "КПІ"


  1. Загальні положення




    1. Інструкція з діловодства в НТУУ "КПІ" (далі - Інструкція) встановлює єдину систему організації діловодства, порядок роботи з документами відповідно до особливостей структури, з врахуванням штатної чисельності та технічного забезпечення конкретного підрозділу і носить обов'язковий характер для всіх працівників НТУУ "КПІ".

    2. Документи НТУУ "КПІ" є власністю держави. Робота з ними регулюється законодавством України, Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153 „Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, із змінами і доповненнями, Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. N 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, із змінами і доповненнями, нормативно-методичними документами державної архівної служби України, а також цією Інструкцією.

    3. Викладені в Інструкції правила визначають порядок ведення загального діловодства і поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру. Порядок ведення таємного діловодства, роботи з документами і виданнями "Для службового користування" визначається спеціальними інструкціями.

    4. Інструкція встановлює порядок приймання, реєстрації, обліку, проходження, оформлення, друкування та тиражування, контролю виконання, підготовки відповідей, відправлення, використання, передачі в архів на зберігання документів в НТУУ "КПІ".

    5. Положення Інструкції передбачає традиційне ведення діловодства. Автоматизована (комп'ютерна) технологія обробки, обліку та контролю документів визначається окремою інструкцією.

    6. Загальне ведення діловодства та методичне керівництво роботою з документами в НТУУ "КПІ" покладається на відділ кадрів і діловодства НТУУ "КПІ".

    7. Загальне керівництво роботою з документами в НТУУ "КПІ" здійснюється керуючим справами, безпосереднє – начальником відділу кадрів та діловодства.

    8. Організація діловодства та контроль за додержанням встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах НТУУ "КПІ" покладаються на їх керівників, безпосереднє виконання – на відповідального за діловодство: діловодів, або коли їх посада не передбачена штатним розкладом, - співробітника, який відповідає за цю роботу.

    9. Керівник структурного підрозділу призначає відповідального за ведення діловодства, який затверджується розпорядженням керівника структурного підрозділу.

    10. Відповідальний за діловодство забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, інформує керівника про їх виконання, знайомить працівників підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства, подає керівникові підрозділу та (чи) відділу кадрів та діловодства звітність про хід роботи з документами, які поставлені на контроль.

    11. Працівники структурних підрозділів несуть персональну відповідальність за збереження службових документів, які знаходяться в них на виконанні. Про втрату документа терміново доповідається керівникові підрозділу, складається акт, один примірник якого передається начальнику відділу кадрів та діловодства для відповідного реагування у встановленому порядку.

    12. Керівництво, посадові особи НТУУ "КПІ" зобов'язані:

      1. забезпечувати своєчасне та правильне виконання доручень і розпорядчих документів вищих органів, керівництва університету та ін. документів;

      2. вживати заходів до скорочення службового листування, уникаючи його тоді, коли питання можливо вирішити шляхом особистих переговорів або по телефону;

      3. забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства;

      4. здійснювати контроль за суворим додержанням вимог Інструкції щодо складання, оформлення, зберігання документів, організації діловодного процесу;

      5. зберігати у поточному діловодстві документи до їх передачі в архів НТУУ.

    13. Керівники та інші працівники зобов'язані знати і дотримуватись вимог Інструкції щодо виконання, обробки, оформлення, зберігання документів і використання службової документації.

    14. Зміст службових документів не підлягає розголошенню. З ними можуть бути ознайомлені лише особи, що мають безпосереднє відношення до виконання цих документів. Ознайомлення сторонніх з документальними матеріалами чи їх опублікування допускається лише з дозволу керівництва НТУУ "КПІ".

    15. Внутрішнє листування між структурними підрозділами допускається, як виняток, лише з питань, які вимагають письмового підтвердження.

    16. Керівники структурних підрозділів повинні ознайомлювати всіх прийнятих на роботу осіб з організацією роботи з документами в НТУУ "КПІ" і вимогами Інструкції.

    17. При звільненні працівника із займаної ним посади, а також на період його відпустки, відрядження тощо всі невиконані документи передаються для виконання особі, що його заміщає, з відміткою про передачу в реєстраційно-контрольних документах.




  1. ^ Прийом, реєстрація та розподіл вхідної кореспонденції. Загальний порядок виконання документів




    1. Вся кореспонденція, крім міжнародної, що надходить до НТУУ "КПІ", приймається та реєструється відповідною особою канцелярії НТУУ "КПІ": м. Київ, проспект Перемоги, 37, корп. 1, № к. 243.

    2. Міжнародна кореспонденція, що надходить до НТУУ "КПІ", приймається та реєструється відповідною особою управління міжнародних зв’язків: м. Київ, проспект Перемоги, 37, корп. № 1, № к. 179.

    3. При прийомі кореспонденції перевіряється цілісність конверта або упаковки, відповідність адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється згідно з додатком.

    4. Документи, які були отримані безпосередньо керівництвом НТУУ "КПІ", передаються на реєстрацію до канцелярії НТУУ "КПІ".

    5. Помилково доставлена кореспонденція пересилається за належністю або повертається відправнику канцелярією.

    6. При відкритті конверта (упаковки) перевіряється правильність оформлення документів, фактична наявність документів та додатків до них, звіряються номери документів з номерами, що вказані на конвертах. Конверти додаються до документів.

    7. У випадку відсутності або пошкодження документа, що заважає використанню його за призначенням, складається акт в трьох примірниках (додаток 1), які підписуються працівниками канцелярії НТУУ "КПІ". Один примірник акта залишається в канцелярії, другий додається до вхідних документів, третій надсилається відправнику.

    8. Пакети з відміткою „особисто”, „не відкривати до початку торгів” або з конкретним зазначенням адресата (назва підрозділу чи ПІБ працівника) передаються адресатам без відкривання.

    9. Документи, які надійшли до НТУУ "КПІ", розподіляються канцелярією по ректорату та структурних підрозділах. На всіх документах, крім визначених Переліком документів, що не реєструються (додаток № 5), в правому нижньому куті або вільному від тексту місці першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, дата надходження до НТУУ "КПІ", реєстраційний номер.

    10. Реєстраційний номер містить:

а) індекс документа („Г” – служби, розміщені в 1-ому корпусі, та „К” – в інших корпусах;);

б) код відповідного підрозділу (додаток № 6);

в) загальний порядковий номер у реєстраційному журналі.

Наприклад: Г-505-156 28.02.2005;

Де „Г” – індекс документа;

505 – код підрозділу;

156 – загальний порядковий номер.

    1. Реєстрація документів здійснюється в журналі реєстрації, на реєстраційно-контрольній картці та в журналі контролю строків виконання (додатки 2, 3).

    2. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву та до структурних підрозділів через відповідального за діловодство під розписку.

    3. В приймальні ректора, проректорів, керуючого справами та головного бухгалтера зареєстровані документи передаються секретарям відповідно до розподілу обов’язків між керівництвом НТУУ "КПІ" під розписку із зазначенням дати отримання.

    4. Секретарі ректора, проректорів, керуючого справами та головного бухгалтера перевіряють наявність додатків до вхідної кореспонденції, в разі необхідності роблять запити додаткової інформації та доповідають про документи, що надійшли, керівникові, який розглядає їх та визначає виконавця.

    5. Заяви та скарги на дії посадових осіб НТУУ "КПІ" передаються канцелярією на розгляд ректору та згідно з резолюцією - виконавцю, який вивчає подані матеріали та в десятиденний строк (якщо резолюція не містить іншого терміну) доповідає пропозиції.

    6. До документів, які надійшли до НТУУ "КПІ", і по яких вже призначався виконавець, працівниками канцелярії в обов’язковому порядку при передачі їх керівництву додаються короткі довідки інформаційного змісту щодо виконавця, руху документу, попереднього листування тощо.

    7. Всі документи, що надійшли до НТУУ "КПІ", реєструються в канцелярії НТУУ "КПІ" і передаються керівництву (в структурні підрозділи), як правило, в день надходження. Документи з позначкою "Терміново" передаються протягом години.

    8. Після розгляду документа керівництвом та призначення виконавця, в той же день документ повертається до канцелярії для реєстрації резолюції. До реєстраційних документів вносяться відомості про зміст та дату накладення резолюції, прізвище та ініціали виконавця, термін виконання, дату передачі документа відповідальному за діловодство відповідного структурного підрозділу чи безпосередньо виконавцеві.

    9. За призначенням документ передається під розписку з зазначенням дати його отримання.

    10. Документи для розгляду (виконання) з підрозділу в підрозділ передаються тільки на підставі письмової вказівки керівництва, яким здійснювалися розгляд документа та накладення резолюції.

    11. Передача документів з підрозділу в підрозділ (від виконавця до виконавця) відбувається виключно через канцелярію з внесенням відповідних даних про передачу до реєстраційних документів.

    12. Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то перший з них є відповідальним за виконання документа, якому у встановленому порядку передається документ.

    13. Відповідальний за діловодство підрозділу виконавця, вказаного в резолюції першим, оперативно знайомить з документом решту вказаних в резолюції осіб під розписку на резолюції, зліва від відповідного прізвища. У необхідних випадках співвиконавцям передаються ксерокопії документа, про що робиться відповідна відмітка на резолюції.

    14. Після вирішення порушених у документі питань відповідальний за його виконання доповідає керівникові, яким накладено резолюцію, після чого в лівому нижньому куті першої сторінки документа робить відмітку про його виконання або додає супровідну записку, в якій вказує, як вирішені питання: дана відповідь, прийнято рішення і т. д., проставляє дату виконання, номер документу, до яких необхідно долучити документ, завіряє його своїм підписом і передає канцелярії.

    15. Відповідь на виконаний документ підписується керівником, яким було накладено резолюцію, або особою, яка на той час виконує його обов’язки.

    16. Примірник (копія) відповіді, який залишається в НТУУ "КПІ", візується виконавцями або відповідальним виконавцем.

    17. Відповідь на виконаний документ в необхідній кількості примірників разом з вхідним документом передається канцелярії для проставлення на ній вихідного номера, внесення відповідних даних до реєстраційно-контрольних документів, відправки адресатам.

    18. У вихідному номері документа вказується його індекс, код, порядковий номер та дата.

    19. Виконаний документ разом з копією відповіді підшивається до відповідної справи або передається за призначенням.

    20. Всі документи, що надійшли до НТУУ "КПІ" з апарату Президента України, Кабінету Міністрів України, законодавчих органів, органів виконавчої влади, міністерств, відомств (далі - урядові документи), приймаються відповідальною за урядове листування особою служби діловодства та реєструється окремо (Додаток № 4).

    21. Робота з урядовими документами ведеться окремо від інших документів у всіх структурних підрозділах НТУУ "КПІ".

    22. Співробітник канцелярії, відповідальний за урядове листування, приймає вхідну кореспонденцію, перевіряє відповідність вихідного номера документа номеру, проставленому на конверті, встановлює правильність адресування, розписується за отримання документа в супровідному листі фельдзв’язку і засвідчує підпис печаткою.

    23. Якщо в одному пакеті надійшло два і більше документів, що належать до урядового листування, на кожному з них в правому нижньому куті проставляється реєстраційний штамп, вхідний номер, дата.

    24. Урядовий документ реєструється на реєстраційно-контрольній картці (додатки 3), куди заносяться назва органу державної влади, міністерства, відомства, які надіслали документ; вид документа (указ, постанова, рішення, розпорядження тощо); вхідний номер і дата його реєстрації; вихідний номер і дата, проставлені на документі відправником; заголовок та короткий зміст документа.

    25. Зареєстровані урядові документи передаються ректору через секретаря, якому вони вручаються під розписку.

    26. Законодавчі та нормативні акти після реєстрації передаються ректору і за його резолюцією - для подальшого опрацювання керуючому справами.

    27. Урядовий документ, розглянутий ректором, повертається до канцелярії відповідальному за урядове листування, який заносить резолюцію до реєстраційних документів, і передає документ за належністю, під розписку відповідальному за діловодство.

    28. На документі, поставленому керівництвом на контроль, ставиться відмітка „Взято на контроль”; документ з відміткою реєструється в журналі контролю стоків виконання документів (додаток № 11).

    29. Якщо в резолюції не вказаний конкретний термін виконання, то відповідь на документ повинна бути надіслана не пізніше одного місяця з дня його надходження.

    30. Після виконання документа працівник, вказаний в резолюції першим, особистим підписом знімає документ з контролю.

    31. Всі документи, підписані керівництвом НТУУ "КПІ", відправляються в день підписання, за необхідності - нарочним. У виключних випадках за вказівкою ректора чи проректора можуть бути направлені телеграми (додаток № 12).

    32. Облік та зберігання виконаних документів здійснюється службою діловодства.




  1. Проходження документів




    1. Документи, в порядку, передбаченому розділом 2 цієї Інструкції, передаються виконавцям для розгляду.

    2. Резолюція керівництва про передачу документів на розгляд виконавцю накладається безпосередньо на документі.

    3. Судові документи (справи) передаються секретарю ректора чи керуючого справами під розписку з зазначенням дати отримання.

    4. Розглянуті виконавцем документи можуть бути передані ним помічнику для попереднього опрацювання (перевірки наявності обставин тощо).

    5. У разі повернення листа, заяви без розгляду відповідь надсилаються заявникові цінним листом.

    6. Одночасно решті заявників надсилається примірник відповіді.

    7. Копія відповіді з відміткою про відправку залишається в канцелярії у відповідній справі.

    8. Повідомлення з відміткою про вручення документів адресатові залучаються до матеріалів справи або надаються під розписку виконавцю.

    9. Факт неодержання документу адресатом засвідчується поштовим повідомленням встановленого зразка, яке разом з не отриманим документом та конвертом оперативно передається канцелярією виконавцю для ознайомлення та залучення до матеріалів.




  1. Формування справ




    1. Формування справи здійснюється в такому порядку:

    2. перевіряється наявність документів, зазначених у додатку до документу, та відповідність їх оригіналам, засвідчення копій і визначається порядок їх підшивання у справу шляхом нумерації аркушів;

    3. нумерація здійснюється в правому верхньому куті аркуша чорним графітним олівцем або механічним нумератором, не зачіпаючи тексту.

    4. При формуванні справи забороняється використовувати швидкозшивачі або інші механічні засоби скріплення документів, які полегшують вилучення документів зі справи.

    5. Якщо в листі, заяві додаток не розшифровано, а вказано лише кількість аркушів, до опису включається кожний документ окремо із зазначенням, що він є додатком до листа, заяви.

    6. Конверт, в якому надійшов лист, заява або інші документи, підлягає обов’язковому залученню до справи після документів, які в ньому надійшли.

    7. Усі документи, що підшиваються до справи, мають бути лише в одному примірнику.

    8. Опис справи як засіб фіксування наявності документів та розміщення їх у справі здійснюється на внутрішньому боці обкладинки і може бути продовжений на окремих аркушах, які з цією метою підшиваються до справи першими, та включає коротку назву документа, його реквізити, кількість аркушів, покажчик аркушів у справі (додаток 4).

    9. Документи, зазначені в додатку до листа, заяви або в іншому супровідному документі, в опису не перелічуються, але обов'язково відмічається їх наявність згідно з переліком у додатку або відсутність. В останньому випадку зазначається причина відсутності документа (акт, складений при розкритті конверта (Додаток № 1), наявність в іншій справі тощо). Документ, що підтверджує причину відсутності додатка до листа, заяви долучається до справи.

    10. В опису обов’язково відмічається, в оригіналі чи копії підшитий до справи документ.

    11. Опис підписуються виконавець і працівник структурного підрозділу, який оформлює та приймає справу.

    12. В процесі подальшого надходження документів справа продовжує формуватись в хронологічному порядку відповідно до дати надходження документа до НТУУ "КПІ".

    13. Підшивання справи здійснюється за результатами її розгляду (перебування) в кожному підрозділі.

    14. Справи з великою кількістю документів формуються в окремі томи з кількістю аркушів не більше 250.

    15. Кожен том справи оформлюється окремо, має власну нумерацію аркушів та власний опис. На кожному томі проставляються реквізити справи, номер тому, а також загальна кількість томів у справі, наприклад: Том 2 / Всього - 2.

    16. Документи (накази, листи, довідки та ін.) оформлюються на бланках (додатки 7, 8, 9). Накази, листи реєструються в канцелярії НТУУ "КПІ" (додаток № 10) чи секторах відділу кадрів та діловодства. Довідки реєструються та видаються в структурних підрозділах НТУУ "КПІ", які їх видають.

    17. У необхідних випадках документи підписуються ректором, проректорами, керуючим справами та засвідчується гербовою печаткою НТУУ "КПІ".

    18. Документи, які підлягають відправленню, передаються до канцелярії, реєструються і в той же або наступного дня відправляються за призначенням.

    19. Відправка чи передача адресатові документів без їх реєстрації у канцелярії забороняється.

    20. Не допускається залишення у справі документа без відмітки про його відправку чи видачу.

    21. Належним чином підписаний примірник документа залишається у справі.

    22. Заявникам, адресату надсилаються оригінали листів, довідок. Відправка здійснюється згідно поштових правил. Реєстри відправки поштової кореспонденції та квитанції про відправку зберігаються в канцелярії.

    23. Перший і єдиний примірник наказу, підписаний, уповноваженою особою, залишається в канцелярії чи в секторах відділу кадрів та діловодства .

    24. Після закінчення відпрацювання документу, завершується формування справи і вона зберігається у відповідному підрозділі університету.

    25. Вилучення зі справи будь-яких документів не допускається.

    26. Оригінали документів, що містяться у додатках до листів, заяв, можуть бути повернуті за проханням адресата, заявника за умови подання засвідчених копій для заміни, крім тих які підлягають обов’язковому зберіганню в НТУУ "КПІ".

    27. Заміна оригіналів документів, що містяться у справі, на їх копії здійснюється на підставі резолюції керівництва НТУУ "КПІ". Відповідне клопотання з резолюцією керівництва долучається до справи.

    28. Направлення документів за межі НТУУ "КПІ" (для проведення експертизи, до слідчих органів, до суду тощо) здійснюється на підставі відповідного рішення та за резолюцією уповноваженої особи.

    29. Оригінали документів надсилаються за межі НТУУ "КПІ" з супровідним листом, підписаним уповноваженою особою, в якому зазначаються підстави направлення документів та реквізити виключно цінним листом з описом.

    30. При направленні за межі НТУУ "КПІ" оригіналів документів, вони повинні бути прошиті, пронумеровані і зафіксовані в супровідному листі.

    31. Не допускається наявність не підшитих документів, що направляються за межі НТУУ "КПІ".

    32. Замість документів, що направляються за межі НТУУ "КПІ", обов’язково залишаються їх завірені копії.

    33. До копій документів, які були направлені за межі НТУУ "КПІ" повинно бути обов’язково долучено документи, які містять: підстави для направлення їх за межі НТУУ "КПІ" (ухвали, запит з резолюцією керівника тощо), копію супровідного листа з вихідними даними, документи, які надійшли після їх відправки.

    34. До копій документів, які були направлені за межі НТУУ "КПІ", як правило, повинні бути додані відомості щодо прізвищ та посад осіб, у провадженні яких за межами НТУУ "КПІ" знаходяться документи (судді, експерта, прокурора, інших посадових осіб), а також номер її службового телефону.

    35. Відповідальна особа підрозділу і начальник відділу кадрів та діловодства здійснюють перевірку стану документів, які направляються за межі НТУУ "КПІ". За потребою, направляється лист-нагадування, копія якого залучається до копій документів, направлених за межі НТУУ "КПІ".

    36. При поверненні документів до НТУУ "КПІ" перевіряється наявність документів.

    37. У випадку виявлення факту відсутності, пошкодження, заміни документів або їх перепідшивання, працівниками служби діловодства та відповідальною особою складається про це акт у 3-х примірниках та доповідається керівництву НТУУ "КПІ". Один примірник вказаного акта підшивається до документів, другий - додається до супровідного листа.

    38. При надходженні документів до підрозділу в обов'язковому порядку перевіряється наявність додатків, здійснюється огляд стану документів (повнота матеріалів, наявність опису, відповідність змісту опису фактичній наявності документів, належність оформлення.

    39. Після завершення виконання, згідно з резолюцією, всі документи, що надійшли до підрозділу, а також примірники усіх документів, підготовлених підрозділом, долучаються до матеріалів і залишаються в підрозділі, крім документів, які підлягають зберіганню в ректораті, бухгалтерії чи відділі кадрів та діловодства НТУУ "КПІ".

    40. В підрозділі залишається примірник кожного документа, прийнятого підрозділом, які зберігаються у відповідних папках, сформованих згідно з номенклатурою.

    41. У випадку виявлення недоліків в оформленні документів вони підлягають обов'язковому усуненню співробітниками підрозділами НТУУ "КПІ", які їх готували в найкоротші терміни.

    42. Викладені вимоги щодо формування, опрацювання та проходження документів, переміщення поширюються також на документи, які знаходяться в підрозділах НТУУ "КПІ" з урахуванням особливостей, передбачених цією Інструкцією.




  1. Формування особової справи працівників університету

    1. Особова справа формується у виготовлену типографським способом тверду обкладинку, на обкладинці справи вказуються:

      1. прізвище, ім’я, ім’я по батькові;

      2. число, місяць, рік зарахування на посаду та звільнення з посади;

      3. кількість сторінок у справі.

    2. Справа комплектується у порядку надходження з таких документів і в такій послідовності:

      1. опис документів (додаток № 13);

      2. доповнення до особового листка з обліку кадрів (додаток № 14);

      3. копія наказу (розпорядження) про (призначення) працівника (на посаду);

      4. заява про прийняття на роботу (додаток № 15);

      5. особовий листок з обліку кадрів (додаток № 16);

      6. автобіографія (додаток № 17);

      7. копії документів про освіту;

      8. виписка з рішення конкурсної комісії;

      9. виписка з наказу по особовому складу НТУУ «КПІ» про зарахування.

    3. У хронологічній послідовності, до особової справи також включаються:

      1. заяви та виписки з наказів про переміщення по роботі: перевід на іншу посаду або в інший підрозділ;

      2. подання про заохочення та стягнення;

      3. копії документів про зміни анкетних даних;

      4. копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, про додаткову освіту;

      5. характеристики; атестаційні листки та ін.

    4. Включення до особової справи наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань не допускається.

    5. Кожній особовій справі викладачів надається порядковий номер, що відповідає номеру у алфавітній книзі. Інші особові справи систематизовані в алфавітному порядку або за структурними підрозділами відповідно до штатного розпису.

    6. Особові справи зберігаються нарівні з секретними документами і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

    7. Не допускається затримка особової справи понад доби. При використанні особової справи категорично забороняється робити будь-які виправлення записів у ній або вносити до неї нові, вилучати з особової справи документи.

    8. Справа підшивається встановленим способом (нитками, через не менше як три отвори, впродовж лівого, вільного від тексту поля документів).

    9. Інспектор формує облікові алфавітні книги, своєчасно вносить відповідні довідкові відомості згідно наказів.

    10. Відповідальність за зберігання та формування особової справи повністю покладається на старшого інспектора відділу кадрів та діловодства.




  1. Формування особової справи студента університету




    1. Особова справа студента формується в приймальній комісії відповідальним секретарем відбіркової комісії факультету (інституту) з документів, поданих абітурієнтом, після підписання наказу про зарахування абітурієнта на перший курс університету.

    2. Справа формується у виготовлену типографським способом тверду обкладинку, на обкладинці особової справи вказуються:

      1. назва факультету, інституту;

      2. прізвище, ім’я, по батькові студента;

      3. рік вступу;

      4. дата заведення;

      5. дата закінчення;

      6. кількість аркушів;

      7. строк постійного зберігання.




    1. Особова справа студента (укомплектована, прошита відповідним чином, пронумерована) передається інспектору студентського сектору відділу кадрів до 30 вересня поточного року.

    2. Інспектор студентського сектору приймає особову справу згідно з опису поданих документів, завіреного підписом відповідального секретаря факультету (інституту) та копією наказу, завіреного відповідальним секретарем чи його заступником, скріплений печаткою. Прийняття особової справи інспектором студентського сектору засвідчується особистим підписом інспектора, який ставиться на описі особової справи.

    3. Перелік документів, що входять до особової справи студента:

      1. опис (додаток № 13)

      2. заява

      3. посвідчення-перепустка

      4. заява про пере зарахування іспитів

      5. копії чорнобильських документів

      6. інші особисті документи

      7. угода

      8. витяг з наказу про зарахування (завірений відповідальним секретарем та скріплений печаткою приймальної комісії)

      9. протокол співбесіди (підписаний усіма членами комісії скріплений печаткою факультету чи інституту)

      10. лист усної відповіді

      11. сертифікати

      12. документи державного зразка про повну загальну освіту(атестат або диплом з додатком)

      13. грамоти

      14. посвідчення




    1. Протягом всього періоду навчання інспектор оперативно доповнює особову справу студента новими документами згідно з наказів по університету:

      1. зміна прізвища, імені та по-батькові

      2. академічна відпустка

      3. повторний курс навчання

      4. відпустка по догляду за дитиною

      5. академічна відпустка у зв`язку з призовом на строкову службу

      6. включне навчання

      7. переведення з однієї форми навчання на іншу, з групи в групу, за освітньо-кваліфікаційним рівнем, на державне фінансування, пільговий державний кредит, з курсу на курс

      8. догана

      9. відрахування

      10. поновлення

      11. зарахування на старші курси.




    1. Інспектор формує облікові алфавітні книги, своєчасно вносить відповідні довідкові відомості згідно наказів.

    2. Відповідно до вимог наказу № 245 від 15.07.1996р. Міністерства освіти України та доповнення за №1/9-466 від 28.12.2001р. інспектор готує і пересилає в тижневий термін особову справу студента до іншого вищого закладу освіти, від якого надійшов запит.

    3. Оригінали документів про середню освіту з особової справи студента протягом всього періоду навчання видається студенту особисто за клопотанням декана факультету (директора інституту) чи заступника декана факультету (директора інституту) на підставі заяви з резолюцією проректора з навчальної роботи. Інші особи можуть одержати оригінали документів про середню освіту також на підставі заяви з відповідними резолюціями та за довіреністю, завірену нотаріусом. За довіреністю повинно бути обов’язково передано право представництво інтересів студента в навчальному закладі, право підпису від імені студента заяв та право одержання оригіналів документів, виданих на ім’я студента.

    4. Випускник, який закінчив навчання в університеті, одержує документи про середню освіту (атестат, диплом) з особової справи видаються особисто після пред`явлення паспорта.

    5. Студент, який був відрахований з університету, одержує документ про середню освіту (атестат, диплом) та академічну довідку з особової справи особисто після пред’явлення паспорта, залікової книжки, студентського квитка та обхідного листа.

    6. Особова справа студента, який закінчив навчання в університеті, доповнюється навчальною карткою, завіреною печаткою факультету чи інституту, копіями дипломів, додатків, відгуком та рецензією.

    7. Особова справа студента, який закінчив навчання, передається до архіву за актом-описом (описом) згідно річного графіку приймання особових справ, але не пізніше 15 квітня наступного за поточним роком.

    8. Особова справа студента, який відрахований з університету, доповнюється навчальною карткою, завіреною печаткою факультету чи інституту, та передається до архіву за актом-описом (описом) згідно річного графіку приймання особових справ, через 2 роки після відрахування з університету, але не пізніше 20 грудня року, в якому необхідно передати особову справу на зберігання.

    9. Особові справи студентів зберігаються нарівні з секретними документами і видаються для службового користування лише посадовим особам, коло яких визначається керівником підприємства, під розписку у спеціальному журналі або контрольній картці.

    10. Накази по студентському складу переплетені, пронумеровані, скріплені печаткою передаються до архіву згідно з описом не пізніше 15 квітня наступного за поточним роком.








  1. залишити коментар
    Сторінка1/7
    Дата конвертації12.10.2011
    Розмір0.92 Mb.
    ТипДокументы, Освітні матеріали
Додати документ в свій блог або на сайт

страницы:   1   2   3   4   5   6   7
Ваша оцінка цього документа буде першою.
Ваша оцінка:
Додайте кнопку на своєму сайті:
uadocs.exdat.com

База даних захищена авторським правом ©exdat 2000-2014
При копировании материала укажите ссылку
звернутися до адміністрації
Реферати
Автореферати
Методички
Документи
Поняття

опублікувати
Документи

Рейтинг@Mail.ru
наверх